Vytvoření datové schránky není povinné pro jednotlivce a drobné podnikatele (tzv. fyzické osoby). To ale neznamená, že tito nemohou komunikovat se státní správou elektronicky. Mohou si totiž datovou schránku bezplatně nechat zřídit na vlastní žádost. Měla by být zřízena do tří dnů od podání žádosti. Nezaměňujte datovou schránku s elektronickým podpisem – je něco zcela jiného a tento podpis není k provozu datové schránky potřeba.

Kde je možné o zřízení požádat

Na kontaktních místech veřejné správy CzechPOINT.

Co je k žádosti potřeba

• občanský průkaz nebo jiný doklad totožnosti
• podpis žádosti

Přihlašovací údaje budou doručeny poštou, do vlastních rukou fyzické osoby. Schránka bude aktivována buď po prvním přihlášení uživatele, nebo po 15 dnech od doručení přísupových údajů. Od okamžiku aktivace je možné do schránky doručovat dokumenty.

Výhody

• elektronický přístup k dokumentům
• povinnost státní správy doručovat do datové schránky
• upozornění na nové zprávy pomocí e-mailu nebo SMS
• k vybírání datové schránky je možné pověřit jinou osobu
• možnost odesílat dokumenty z datové schránky orgánům státní správy a v budoucnosti možná i dalším příjemcům

Nevýhody

• povinnost vybírat datovou schránku
• pro pohodlné používání je vhodné mít přístup k internetu a počítači

Datová schránka je elektronické úložiště dokumentů, které prozatím slouží ke komunikaci s orgány veřejné moci. Spadají pod Ministerstvo vnitra.

Od listopadu 2009 jsou povinné pro všechny právnické osoby v ČR a mají sloužit ke komunikaci úřadů mezi sebou a úřadů s právnickými osobami. Komunikace je obousměrná, do schránky přicházejí zprávy od orgánů veřejné moci a stejně tak je možné ze schránky provádět podání vůči těmto orgánům. Takto je prakticky nahrazena výměna dokumentů v papírové podobě. Dokumenty budou mít stejnou váhu, jako klasické doporučené zásilky s dodejkou a to i ty do vlastních rukou.

Funkce datové schránky

• vyhledání datové schránky adresáta, včetně zjištění, zda ji má
• odesílání zpráv
• příjem zpráv
• zjištění stavu odeslaných zpráv
• příjem dokladů o dadání a doručení přijatých a odeslaných zpráv

Přímo v datové schránce je možné vyplňovat elektronické formuláře a pracovat s nimi.

Pokud má subjekt zřízenu datovou schránku, má úřad povinnost s ním komunikovat jejím prostřednictvím. Ostatní subjekty tuto povinnost nemají a mohou stále využívat starý listinný způsob komunikace, i když mají datovou schránku zřízenu.

• je garantováno, že zprávy odeslané prostřednictvím datové schránky jsou úspěšně doručeny adresátovi
• platí fikce doručení – po deseti dnech od odeslání je zpráva považována za doručenou, i když ji adresát neotevřel
• jakmile se adresát přihlásí do své datové schránky, jsou všechny nové dokumenty považovány za doručené, aniž by je otevřel
• úkon realizovaný pomocí datové schránky má stejné právní účinky, jako kdyby byl učiněn písemně a podepsán

Co datové schránky neumí

• zatím není možné komunikovat mezi jednotlivými majiteli datových schránek jejich prostřednictvím – komunikace je možná pouze s orgány veřejné moci
• datová schránka není archivem doručených dokumentů – datové zprávy jsou automaticky smazány 90 dnů od doručení. O trvalou úschovu zpráv se musí postarat vlastních datové schránky.